Pegawai Kemlu dapat menggunakan email serta password Kemlu yang telah terdaftar pada halaman Login.
Rumah Arsip Digital memperbolehkan pengguna terdaftar, yaitu pegawai Kemlu yang ingin mempergunakan hasil dokumentasi untuk kebutuhan resmi, untuk mengunduh dengan resolusi tinggi tanpa watermark.
Hasil dokumentasi berupa foto dapat langsung diunduh setelah melakukan Login. Untuk dokumentasi berupa video dan audio, dapat mengirimkan email permintaan ke avis@kemlu.go.id untuk dapat melakukan pengunduhan.
Akun user login pada Rumah Arsip Digital merupakan akun yang sama yang dimiliki oleh Pegawai Kemlu pada website portal dan intranet Kemlu RI. Apabila pengguna lupa password, pemulihan dapat dilakukan melalui kontak Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian dan Perwakilan pada alamat surel layanan.pengguna@kemlu.go.id.
Seluruh dokumentasi pada website ini merupakan properti kepemilikan oleh Kementerian Luar Negeri RI, untuk itu penggunaan untuk tujuan komersial TIDAK DIPERBOLEHKAN.
Selain pengguna terdaftar, bagi yang memerlukan hasil dokumentasi versi resolusi tinggi serta tanpa watermark temporer dapat mengirimkan email permintaan kepada avis@kemlu.go.id dengan mencantumkan informasi antara lain jenis dokumen, nama, tanggal file/dokumen dan link file/dokumen yang dibutuhkan, serta tujuan penggunaan secara spesifik. Di samping itu, juga cantumkan data dan latar belakang peminta.
Setiap permintaan akan diproses dan dikaji oleh admin website terkait kesesuaian tujuan penggunaan file/dokumen. Apabila permintaan disetujui, hasil dokumentasi resolusi tinggi akan dikirimkan melalui email.
Baik bagi pegawai Kemlu maupun pengunjung umum, tidak perlu membeli dokumentasi yang tersedia pada website ini.
Untuk ketentuan penggunaan dokumentasi dari website ini, dapat dilihat pada Usage Guidelines.
Pegawai Kemlu maupun pengguna eksternal yang menemui kendala atau error pada website dapat menghubungi pihak admin pada alamat surel avis@kemlu.go.id.